Vacamio: vom Urlaubskalender zum System mit vier Modulen

Am 28. Dezember 2025 entstand der erste Commit. Das Projekt hieß damals TimeMaster und konnte eine einzige Sache: zeigen, wer im Team gerade da ist. Heute heißt es Vacamio, besteht aus vier Modulen und einer gemeinsamen Datenbasis — und die Frage, die am Anfang stand, ist immer noch dieselbe: Warum braucht ein Betrieb mit vierzig Leuten drei Excel-Listen, eine WhatsApp-Gruppe und einen Ordner im Sekretariat, um zu wissen, wer nächste Woche im Urlaub ist?

Was Vacamio ist

Vacamio ist eine Anwendung für Abwesenheits- und Betriebsverwaltung im Mittelstand. Der Kern ist ein Team-Kalender: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Schichten und Vertretungen an einer Stelle. Genehmigt wird direkt aus der Mitteilung auf dem Sperrbildschirm, nicht nach dem Einloggen in ein Portal.

Darum herum liegen drei weitere Module. Der Fuhrpark verwaltet Fahrzeuge, Fristen und Schäden. Die Arbeitsmittel halten fest, wer welches Notebook, welchen Schlüssel und welche Lizenz hat. Der Chat ist ein interner Messenger auf Matrix-Basis — kein Slack-Ersatz, sondern ein Kanal für Betriebsinterna, der keine privaten Telefonnummern braucht.

Entscheidend ist nicht die Zahl der Module, sondern dass sie sich ein Datenmodell teilen. Trägt jemand Urlaub ein, weiß der Fuhrpark, dass sein Fahrzeug frei ist. Meldet sich jemand krank, gilt dasselbe. Es gibt keine Schnittstelle zwischen den Modulen, weil es nichts zu verbinden gibt.

Vom TimeMaster zum Uhrwerk

Die ersten Tage waren Prototyp. Am 30. Dezember flog Framer Motion wieder raus — die Animationsbibliothek kostete mehr Leistung, als sie an Gestaltung brachte. Am 31. Dezember gab es binnen Stunden zwei Design-Kehrtwenden, von „bombastisch“ zurück zu einem nüchternen, industriellen Ton.

Der 1. Januar 2026 war der dichteste Tag der Frühphase: dreizehn Commits, darunter die komplette Backend-Infrastruktur, eine Runde für Barrierefreiheit und Performance und die erste Dashboard-Schnittstelle. Am 17. März wurde aus TimeMaster Vacamio. Bis heute sind es 1365 Commits geworden.

Im Mai folgte Version 1.0.8 mit einem Sicherheits-Durchgang, der sechs von sechs kritischen Prüfpunkten schloss.

Scrollytelling bei Vacamio: eine Anwendung in Bildern erklären

Zwischen April und Mai 2026 gab es fünf Landingpage-Generationen in sechs Wochen. Keine davon hat gehalten. Das Problem war nicht die Gestaltung, sondern die Behauptung: Jede Fassung erklärte, dass die vier Module zusammengehören — zu sehen war es nie.

Am 5. August entstand als Nebenweg eine eigene Seite unter /mechanik, auf der ein Uhrwerk ausprobiert wurde: ein Chronograph, der sich beim Scrollen in seine Bauteile zerlegt und am Ende das offene Werk zeigt. Einen Tag später ersetzte dieser Versuch den kompletten Startseiten-Hero, und die Seite /mechanik verschwand wieder. Der Text darüber wurde gestrichen — kein Untertitel, kein Sektionslabel, keine Scroll-Aufforderung. Nur die Animation.

So sieht der Arbeitsstand aus, der seitdem auf der Vacamio-Startseite läuft. Scrollen Sie weiter:

Beim Scrollytelling führt die Scrollbewegung durch eine visuelle Geschichte. Hier steht das Uhrwerk für das Zusammenspiel der Anwendungsmodule. Die Scrollposition bestimmt, welches Einzelbild erscheint: Diese Kopplung heißt Scroll Scrubbing. Mit Mausrad, Trackpad oder Wischgeste lässt sich die Animation vorwärts und rückwärts durchlaufen.

Technisch ist das keine 3D-Szene. Es ist eine vorgerenderte Bildfolge: ein 4K-Render wird mit ffmpeg in Einzelbilder zerlegt, als AVIF gespeichert und mit WebP als Rückfall abgelegt. Im Browser läuft eine Leinwand, die aus dem Scrollstand eine Bildnummer errechnet — 180 Bilder am Schreibtisch, 90 auf dem Telefon. Mehr passiert nicht.

Bei Video Scroll Scrubbing steuert die Scrollposition die Abspielposition eines Videos. Die Vacamio-Demo nutzt eine Bildsequenz auf einem Canvas. Der Browser lädt die Bilder erst in der Nähe der Animation; auf dem Smartphone verwendet er die kleinere Bildreihe. Wer im System reduzierte Bewegung eingestellt hat, sieht ein Standbild.

Fertig ist der Stand nicht. Eine zweite Fassung mit 540 Bildern in 2560 × 1424 liegt als Vorschauroute bereit, 102 MB schwer — zu viel für eine Startseite, solange nicht geklärt ist, wie man sie ausliefert. Und ein Prüfskript begleitet die Sequenz seit dem ersten Tag: Es kontrolliert, dass die Bildnummer beim Scrollen streng monoton läuft, dass ein Standbild wirklich stillsteht und dass Rückwärtsscrollen dieselben Bilder zeigt wie vorwärts.

Ein kompaktes Beispiel und das Angebot zur Umsetzung stehen unter Scrollytelling für Websites und Landingpages.

Die Entscheidungen, die tragen

Drei Entscheidungen prägen die Anwendung selbst. Die erste ist die Mandantentrennung. Jeder Betrieb ist vollständig isoliert, und das wird nicht nur behauptet: Ein Prüfskript läuft bei jedem Merge mit und blockiert ihn, wenn eine Abfrage den Mandantenfilter vergisst. Die Trennung liegt an drei Stellen gleichzeitig — vor der Abfrage, in der Rechteprüfung und in der Schreiboperation selbst.

Die zweite ist der Verzicht auf App Stores. Vacamio läuft als Progressive Web App: installierbar, offline nutzbar, in zehn Sprachen übersetzt. Wer eine Schichtplanung auf der Baustelle öffnet, hat selten stabiles Netz — und noch seltener Lust, vorher etwas zu installieren.

Die dritte betrifft den Chat. Statt eines Eigenbaus liegt Matrix darunter, ein offenes Protokoll mit eigener Serverkomponente. Das kostet beim Aufbau mehr Zeit und spart sie an jeder Stelle danach, an der sonst Verschlüsselung, Verlaufsspeicherung und Mehrgeräte-Betrieb selbst gebaut werden müssten.

Wo es passt

Vacamio ist für Betriebe zwischen fünf und fünfhundert Mitarbeitenden gebaut. Sieben Einsatzgebiete sind ausdrücklich vorgesehen, und sie unterscheiden sich weniger in der Funktion als in der Frage, die morgens zuerst gestellt wird.

• Handwerk und Bau — Wer arbeitet auf welcher Baustelle, und welches Werkzeug liegt dort?
• Pflege und Gesundheit — Wer springt ein, wenn im Frühdienst jemand ausfällt?
• Logistik und Transport — Welche TÜV-Frist läuft aus, und wer fährt morgen die Tour?
• IT und Technik — Wer hat welches Notebook, und welche Lizenz endet nächsten Monat?
• Produktion und Fertigung — Wer hat die Maschinenfreigabe für die Frühschicht?
• Einzelhandel — Wie wird der Samstag besetzt, ohne dass immer dieselben einspringen?
• Dienstleistung und Beratung — Wer übernimmt den Kundentermin während der Urlaubszeit?

Die Module sind dieselben, die Reihenfolge ist es nicht. Ein Pflegedienst beginnt beim Dienstplan, eine Spedition beim Fuhrpark, ein Softwarehaus bei den Arbeitsmitteln. Deshalb lassen sie sich einzeln aktivieren, statt als Paket ausgerollt zu werden.

Was daraus folgt

Vacamio ist aus einem konkreten Ärgernis entstanden und hat sich neun Monate lang an dem entlanggebaut, was im Betrieb wirklich gefragt wurde. Das ist der Unterschied zu einer Funktionsliste: Jedes Modul kam, weil jemand es gebraucht hat, und nicht, weil es in einem Vergleichsraster fehlte.

Wer sehen möchte, wie die Anwendung aussieht, findet Bildschirmansichten und die vollständige Beschreibung im Projekt Vacamio. Weitere eigene Anwendungen stehen in der Projektübersicht.